CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

(Áp dụng cho khách hàng, người truy cập website haili.vn)

Công ty TNHH Hải Li (sau đây gọi là "Công ty", "Chúng tôi") là đơn vị phân phối chính thức các thương hiệu Mitsubishi Heavy Industries và Mitsubishi Cleansui tại Việt Nam, vận hành website haili.vn cùng các website liên kết mitsuheavy.vn, mitsubishicleansui.vn, (gọi chung là "Website"). Trong quá trình Quý khách truy cập, đăng ký tư vấn, bảo hành điện tử hoặc liên hệ với Chúng tôi qua Website hoặc các kênh khác (hotline, mạng xã hội, showroom), Chúng tôi có thể thu thập và xử lý một số dữ liệu cá nhân của Quý khách với vai trò Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân.

Chính sách này giải thích cách Chúng tôi thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân của Quý khách, đồng thời là thỏa thuận giữa Quý khách và Chúng tôi khi Quý khách sử dụng Website. Kính đề nghị Quý khách đọc kỹ nội dung dưới đây trước khi cung cấp dữ liệu cá nhân cho Chúng tôi.

1. Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập

Tùy theo tính năng hoặc giao dịch Quý khách thực hiện trên Website, Chúng tôi có thể thu thập một hoặc một số nhóm dữ liệu sau:

1.1 Dữ liệu do Quý khách chủ động cung cấp, khi sử dụng các tính năng trên Website:

• Đăng ký nhận thông tin & chính sách khuyến mãi mới nhất: Email
• Đăng ký bảo hành điện tử: Tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, tỉnh/thành phố, nhãn hiệu, số serial, tên máy, ngày mua, nơi mua.

1.2 Dữ liệu phát sinh trong quá trình giao dịch: lịch sử đơn hàng, lịch sử đăng ký bảo hành, thông tin thanh toán.

1.3 Dữ liệu thu thập tự động khi Quý khách truy cập Website, thông qua cookie và các công cụ đo lường, quảng cáo trực tuyến được tích hợp trên Website: địa chỉ IP, loại thiết bị/trình duyệt, thời gian truy cập, các trang/sản phẩm đã xem. Nhóm dữ liệu này chủ yếu phục vụ mục đích thống kê, đo lường quảng cáo và cải thiện trải nghiệm Website; Chúng tôi không dùng nhóm dữ liệu này để định danh trực tiếp Quý khách, trừ khi kết hợp với dữ liệu tại mục (a).

Việc cung cấp dữ liệu cá nhân nêu trên là tự nguyện. Tuy nhiên, đối với các trường thông tin bắt buộc (đánh dấu *) tại từng tính năng, nếu Quý khách không cung cấp đầy đủ, Chúng tôi có thể không thực hiện được yêu cầu tư vấn, đặt hàng hoặc đăng ký bảo hành tương ứng.

Website và các dịch vụ liên quan không hướng đến người chưa đủ 16 tuổi. Trường hợp phát hiện dữ liệu cá nhân của người chưa đủ 16 tuổi được cung cấp mà không có sự đồng ý hợp pháp của cha, mẹ hoặc người giám hộ, Chúng tôi sẽ xóa dữ liệu này ngay khi phát hiện.

2. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân

2.1 Nhóm mục đích phục vụ giao dịch, dịch vụ với Quý khách:

• Tiếp nhận, xác nhận yêu cầu tư vấn; hỗ trợ Quý khách lựa chọn sản phẩm phù hợp;
• Tiếp nhận và xử lý yêu cầu đăng ký bảo hành điện tử 
• Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại, phản hồi của Quý khách nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ;
• Thực hiện nghĩa vụ theo quy định pháp luật (xuất hóa đơn, cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp).

2.2 Nhóm mục đích ngoài giao dịch, chỉ thực hiện khi có sự đồng ý của Quý khách:

• Gửi thông tin sản phẩm mới, chương trình khuyến mãi, nội dung tiếp thị từ Công ty — chỉ khi Quý khách chủ động đồng ý (qua ô tích chọn riêng, không mặc định chọn sẵn) tại tính năng liên quan;
• Phân tích, cải thiện nội dung, trải nghiệm Website, đo lường và tối ưu quảng cáo (qua cookie và các công cụ đo lường, quảng cáo trực tuyến).

Quý khách có quyền tùy chỉnh việc chấp nhận từng nhóm cookie (Cần thiết/Phân tích/Tiếp thị/Cá nhân hóa) — chấp nhận tất cả, từ chối tất cả hoặc tùy chỉnh — ngay khi truy cập Website.

3. Thời gian lưu trữ, xóa, hủy dữ liệu cá nhân

Dữ liệu cá nhân của Quý khách được lưu trữ tại Việt Nam, trên hệ thống quản lý của Công ty (SAP), đối với dữ liệu đăng ký tư vấn và đăng ký bảo hành điện tử.

Dữ liệu được lưu trữ cho đến khi:

• Quý khách yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật không cho phép xóa;
• Chúng tôi hoàn thành mục đích thu thập, xử lý và xét thấy không còn cần thiết lưu trữ;
• Hết thời hạn lưu trữ theo quy định bảo hành của Công ty, hoặc quy định pháp luật, hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Chúng tôi xóa dữ liệu trong thời hạn theo quy định tương ứng tại Nghị định hướng dẫn Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành, bằng hình thức xóa dữ liệu điện tử hoặc tiêu hủy tài liệu giấy (nếu có). Riêng hóa đơn, chứng từ kế toán phát sinh từ giao dịch mua hàng được lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành về kế toán.

4. Chia sẻ dữ liệu cá nhân

Khi Quý khách tương tác trên Website, một số dữ liệu có thể được các nền tảng, công cụ của bên thứ ba tích hợp trên Website thu thập trực tiếp, nhằm hỗ trợ Chúng tôi vận hành Website, chăm sóc khách hàng và thực hiện hoạt động tiếp thị (gồm: công cụ đo lường Google Analytics; công cụ quảng cáo Google Ads và Meta Pixel). Các công cụ đo lường, quảng cáo chỉ hoạt động khi Quý khách đồng ý tại thông báo cookie. Mỗi nền tảng, công cụ nêu trên có chính sách xử lý dữ liệu cá nhân riêng; Quý khách có thể tham khảo thêm tại website chính thức của từng bên.

Ngoài ra, Chúng tôi không bán, không cho thuê dữ liệu cá nhân của Quý khách, và chỉ chia sẻ dữ liệu trong phạm vi hợp lý, cần thiết cho các mục đích tại Mục 2, cho:

• Đối tác vận chuyển, lắp đặt, bảo hành sản phẩm;
• Đơn vị cung cấp dịch vụ thanh toán, kế toán, kiểm toán, tư vấn pháp lý cho Công ty;
• Nhà cung cấp dịch vụ email, lưu trữ và phần mềm phục vụ vận hành của Công ty, với vai trò bên xử lý dữ liệu thay mặt Công ty;
• Cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp theo quy định của pháp luật.

5. Chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài

Công ty là doanh nghiệp thương mại hoạt động tại Việt Nam và chỉ sử dụng dữ liệu cá nhân của Quý khách để phục vụ hoạt động kinh doanh trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam. Hệ thống quản lý SAP của Công ty đặt máy chủ tại Việt Nam. Để vận hành, Công ty sử dụng một số nền tảng công nghệ có máy chủ đặt ở nước ngoài, gồm: dịch vụ email và lưu trữ tài liệu Microsoft 365 (khu vực châu Á – Thái Bình Dương); công cụ đo lường, quảng cáo trực tuyến của Google và Meta (chỉ khi Quý khách đồng ý cookie). Việc lưu trữ, xử lý dữ liệu trên các nền tảng này là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài; Công ty lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài và thực hiện thủ tục với cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy định. Công ty không chuyển giao dữ liệu cá nhân của Quý khách cho công ty mẹ hoặc bất kỳ bên nào ở nước ngoài để xử lý cho mục đích riêng của bên đó. Công ty chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của Quý khách trên các nền tảng này và ràng buộc nhà cung cấp bằng thỏa thuận xử lý dữ liệu theo quy định.

Trường hợp phát sinh nhu cầu chuyển dữ liệu cá nhân của Quý khách ra nước ngoài ngoài các trường hợp nêu trên, Công ty sẽ cập nhật Chính sách này và thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP trước khi thực hiện.

6. Quyền của Quý khách đối với dữ liệu cá nhân

Quý khách có quyền:

• Được biết về hoạt động xử lý và đồng ý/không đồng ý cho Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
• Rút lại sự đồng ý đã cung cấp trước đó;
• Truy cập, xem, yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình;
• Yêu cầu xóa hoặc hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình;
• Phản đối việc xử lý, yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân của mình;
• Khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.

Để thực hiện các quyền trên, Quý khách vui lòng liên hệ Chúng tôi theo thông tin tại Mục 9. Chúng tôi tiếp nhận và phản hồi yêu cầu của Quý khách trong thời gian sớm nhất có thể, phù hợp với quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành; Chúng tôi có thể yêu cầu Quý khách xác thực danh tính trước khi xử lý yêu cầu vì mục đích bảo mật, và có quyền từ chối yêu cầu trong các trường hợp pháp luật không cho phép hoặc thiếu thông tin xác minh cần thiết.

Quý khách lưu ý: việc rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu xóa dữ liệu có thể ảnh hưởng đến khả năng Chúng tôi tiếp tục xử lý yêu cầu tư vấn hoặc bảo hành cho Quý khách.

7. Nghĩa vụ của Quý khách

• Cung cấp dữ liệu cá nhân chính xác, đầy đủ và cập nhật khi có thay đổi;
• Tự bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình, bảo mật thông tin tài khoản đăng nhập, không chia sẻ cho bên thứ ba;
• Trường hợp cung cấp dữ liệu cá nhân của người khác (người thân, người được ủy quyền...), Quý khách cam đoan đã có sự đồng ý hợp pháp của người đó và tự chịu trách nhiệm về việc cung cấp này.

8. Biện pháp bảo mật và xử lý sự cố

Chúng tôi áp dụng các biện pháp kỹ thuật và quản lý phù hợp (tường lửa, mã hóa kết nối SSL cho các giao dịch thanh toán, phân quyền truy cập) để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi truy cập, sử dụng, tiết lộ trái phép. Tuy nhiên, Chúng tôi không thể đảm bảo an toàn tuyệt đối trước các cuộc tấn công mạng tinh vi nằm ngoài khả năng kiểm soát hợp lý của Công ty.

Trường hợp phát sinh sự cố ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân, Chúng tôi cam kết chủ động rà soát, xử lý kịp thời và thực hiện đầy đủ trách nhiệm thông báo đến cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân cũng như Quý khách bị ảnh hưởng (nếu có), trong thời hạn theo quy định của Nghị định 356/2025/NĐ-CP và pháp luật liên quan.

9. Cơ chế tiếp nhận và giải quyết khiếu nại

Khi phát hiện dữ liệu cá nhân của mình bị sử dụng sai mục đích hoặc phạm vi đã nêu tại Chính sách này, Quý khách vui lòng liên hệ Chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tiếp nhận, phối hợp giải quyết:

Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân (DPD) của Công ty: Email: dpd@haili.vn – Điện thoại: (84) 28 6298 3500.

Văn phòng miền Nam: 

• Địa chỉ: 12-14 Hoàng Trọng Mậu, Phường Tân Hưng, TP.HCM
• Tel: (+84) 28 6298 3500
• Email: info@haili.vn

Văn phòng miền Bắc: 

• Địa chỉ: 57A Vệ Hồ, Phường Tây Hồ, TP. Hà Nội
• Tel: (+84) 24 6269 1179
• Email: info@haili.vn

10. Điều khoản chung

Chính sách này có thể được Chúng tôi sửa đổi, cập nhật theo từng thời điểm để phù hợp với hoạt động thực tế và quy định pháp luật hiện hành; phiên bản cập nhật sẽ được công bố tại Website.

Việc Quý khách đánh dấu đồng ý tại các biểu mẫu trên Website, tại thông báo cookie hoặc tại biểu mẫu, phiếu dịch vụ của Công ty được hiểu là Quý khách đã đọc, hiểu và đồng ý với nội dung tương ứng của Chính sách này.

Chính sách có hiệu lực từ ngày: 01/01/2026; cập nhật ngày: 20/10/2026